KĽÚČOVÁ AKCIA 1 – VZDELÁVACIA MOBILITA JEDNOTLIVCOV
1. Grant, ktorý ste nám udelili, nám nebude stačiť na všetky naplánované výdavky, čo máme robiť?
Grant je finančný príspevok, ktorý nemusí pokrývať 100 % vašich nákladov. Zvyšok financií je potrebné zabezpečiť z iných zdrojov.
2. Môžeme účastníkom mobility (žiackej alebo zamestnaneckej), ktorí k nám prídu z partnerskej školy, zaplatiť nejakú časť nákladov spojených s ich pobytom u nás?
Zo svojho grantu hradíte primárne výdavky spojené s mobilitou žiakov/zamestnancov vašej školy. Avšak ak ste si našli školu, s ktorou ste sa dohodli na recipročnej návšteve, je možné financovať nejaké náklady partnerskej škole z položky organizačná podpora. Odporúčame uzavrieť s partnerskou školou oficiálnu dohodu, aby nedošlo k nedorozumeniam a prípadným finančným stratám.
3. Keď sa do projektu zapoja napr. 3 partneri, vycestujú v rámci projektu len zamestnanci a žiaci žiadajúcej organizácie? Partnerské školy môžu len prijímať účastníkov?
Žiadateľ v projekte KA1 žiada o financovanie mobilít len pre zamestnancov a žiakov svojej organizácie. Partnerské školy vystupujú v KA1 len ako hostiteľské organizácie. Reciprocita nie je povinná. Ak by aj partneri mali záujem vycestovať na vašu školu, možností je viac. Môžu požiadať o grant vo svojej národnej agentúre Erasmus+ a v prípade schválenia a udelenia grantu môžu realizovať návštevu u vás cez svoj vlastný mobilitný projekt. Ďalšou možnosťou je využiť iné zdroje financovania.
4. Aká je definícia účastníkov mobilít s nedostatkom príležitostí? Aké podporné dokumenty sa vyžadujú?
Účastníci s nedostatkom príležitostí sú podľa Sprievodcu programom osoby, ktoré z ekonomických, sociálnych, kultúrnych, geografických alebo zdravotných príčin, z dôvodu migrantského pôvodu alebo z dôvodov ako zdravotné postihnutie či ťažkosti vo vzdelávaní, ako aj z iných dôvodov vrátane takých, ktoré môžu spôsobovať diskrimináciu podľa článku 21 Charty základných práv Európskej únie, čelia prekážkam, ktoré im bránia v účinnom prístupe k príležitostiam v rámci programu.
Do pozornosti vám dávame metodiku zverejnenú na našej stránke, ktorý špecifikuje aj požadované podporné dokumenty.
5. V dohode o grante nám bola schválená podpora inklúzie pre organizáciu. Na čo konkrétne môžeme tieto prostriedky minúť? Aké sú podporné dokumenty v prípade tejto položky?
Financie z tejto položky ostávajú vašej škole, nevyplácate ju účastníkom, slúži na zabezpečenie kvalitnej mobility pre žiakov s nedostatkom príležitostí. Predpokladá sa, že ak budete vysielať takýchto účastníkov, budete mať viac práce so zabezpečením ich mobility v závislosti od druhu nedostatku, ktorý daný účastník má. Podporným dokumentom je potvrdenie o účasti na mobilite a dokument potvrdzujúci, že účastník patrí do jednej z kategórií účastníkov s nedostatkom príležitostí.
6. Na čo môžeme využiť organizačnú podporu?
Podľa Sprievodcu programom môžete financie z tejto položky použiť na náklady priamo súvisiace s realizáciou aktivít v rámci mobility, na ktoré sa nevzťahujú iné kategórie nákladov. Napríklad: príprava (pedagogická, jazyková, medzikultúrna a iná), mentorstvo, monitorovanie a podpora účastníkov počas mobility, služby, nástroje a zariadenia potrebné pre virtuálne prvky v zmiešaných aktivitách, uznanie vzdelávacích výstupov, šírenie výsledkov a viditeľnosť financovania z prostriedkov Európskej únie. Organizačná podpora sa týka nákladov, ktoré vznikli vysielajúcej a prípadne aj prijímajúcej organizácii (okrem prípadu mobility zamestnancov na účely absolvovania kurzov a školení). Ak vám ostanú k dispozícii náklady z tejto položky grantu, môžete ich využiť na všetko, čo súvisí s projektom.
7. Musí organizácia, ktorá poskytuje kurzy, vystaviť certifikát vo forme Europass mobility a mať číslo OID?
Organizácia poskytujúca kurzy nemusí mať OID. Organizácia, ktorá poskytuje kurzy, vám poskytne certifikát o účasti. Odporúčame však používať aj certifikát Europass mobility. O Europass mobility žiada vaša organizácia, jeho vybavenie nie je administratívne náročný proces: www.erasmusplus.sk/erasmus_2021_2027/mam-projekt/2021/EUROPASS_2021.pdf. Ak jeho použitie nie je možné, je možné použiť Doplnok dohody o mobilite.
Od výzvy 2025 poskytovateľ kurzu musí organizovať kurz výhradne v krajine, v ktorej má aj legálne zriadené sídlo.
8. Plánujeme prípravnú návštevu. Môžeme sa s partnerskou školou stretnúť na polceste medzi našimi krajinami?
Na polceste sa stretnúť nemôžete. Sprievodca programom určuje, že prípravné návštevy sa uskutočňujú v priestoroch perspektívnej prijímajúcej organizácie alebo na mieste, na ktorom sa majú v budúcnosti uskutočniť plánované aktivity v rámci mobility. Pravidlá týkajúce sa miesta realizácie aktivít v rámci mobility zamestnancov a žiakov platia aj pre prípravné návštevy v súvislosti s týmito aktivitami.
Každá prípravná návšteva musí byť riadne odôvodnená a musí slúžiť na zlepšenie inkluzívnosti, rozsahu a kvality aktivít v rámci mobility. Prípravné návštevy sa môžu organizovať pri príprave akéhokoľvek druhu mobility žiakov alebo zamestnancov okrem „kurzov a školení“.
9. Podarilo sa nám zabezpečiť dopravu/ubytovanie za menšiu sumu než nám bola pridelená na danú mobilitu podľa sadzieb, čo s nimi?
V tomto prípade máte dve možnosti: ušetrené prostriedky použijete na financovanie ďalších mobilít alebo účastníkom doplatíte grant v plnej výške tak, ako im to prináleží.
10. Môže sa učiteľ/zamestnanec zúčastniť aj čisto jazykového kurzu? Ak áno, môže to byť od úrovne B1? Postačuje 20 hodín/týždeň alebo musí ísť o intenzívnejší program?
Výber kurzu je na vás ako prijímateľovi grantu, dôležité je naplniť prostredníctvom kurzu ciele projektu, ktoré ste si stanovili v žiadosti o grant. Odporúčame vám výber takého kurzu, aký sa nedá realizovať na Slovensku, aby jeho absolvovanie v zahraničí malo v porovnaní s absolvovaním kurzu na Slovensku nejakú pridanú hodnotu a aby boli grantové prostriedky efektívne využité – napr. vyššie jazykové úrovne či prepojenie jazykového vzdelávania s ďalšími témami. Je stanovený min. počet 5 hodín kurzu za deň. Viac informácií v Štandardoch kvality pre kurzy: Quality-standards-for-courses-under-Key-Action-1.pdf.
11. Aký je rozdiel medzi skupinovou mobilitou žiakov a individuálnou (krátkodobou alebo dlhodobou?
Základný rozdiel je v tom, že na krátkodobú/dlhodobú vzdelávaciu mobilitu vycestuje žiak individuálne absolvovať časť štúdia na škole v zahraničí.
V rámci skupinovej mobility žiakov vycestuje skupina žiakov z vysielajúcej školy do partnerskej školy v zahraničí, aby mohli spoločne realizovať projektové aktivity a učiť sa spoločne s rovesníkmi v inej krajine. Učitelia alebo iné oprávnené osoby z vysielajúcej školy musia žiakov sprevádzať po celý čas trvania aktivity. Aktivita trvá min. 2 a max. 30 dní a musia sa jej zúčastniť min. 2 žiaci. Prijímajúcou organizáciou musí byť partnerská škola, nie poskytovateľ kurzu/vzdelávania. Podmienkou oprávnenosti skupinovej mobility žiakov je, že príprava a realizácia spoločného učenia sa žiakov musí byť výsledkom spolupráce vysielajúcej a hostiteľskej školy.
V rámci krátkodobej/dlhodobej vzdelávacej mobility žiakov môže už aj jeden žiak študovať určité obdobie v zahraničí na partnerskej škole. Každý takýto účastník musí mať vypracovaný individuálny vzdelávací program. Minimálna dĺžka je 10 dní (bez dní na cestu), max. 29 dní.
Obe aktivity majú spoločné to, že účasť žiakov na kurzoch je neoprávnenou aktivitou.
12. Je možné vykonať zmeny v schválených mobilitách, napr. zmeniť krajinu mobility, prijímajúcu organizáciu alebo typ schválenej mobility? Pokiaľ áno, podlieha táto zmena schváleniu národnou agentúrou?
Zmenu je možné vykonať, pokiaľ je v súlade so schválenými cieľmi projektu alebo akreditácie. Obsah a forma mobility musí zodpovedať pravidlám programu stanoveným v Sprievodcovi programom pre daný rok. Zároveň je potrebné zohľadniť prípadné rozdiely vo výške grantu pri zmene vzdialenostného pásma či pri sadzbách v rôznych krajinách, prípadne rozdiely v sadzbách pre mobilitu žiakov a pre mobilitu zamestnancov.
Zmeny nepodliehajú schvaľovaniu národnou agentúrou, informujte však o nich e-mailom vášho projektového manažéra v národnej agentúre. Zmeny je potrebné náležite popísať a odôvodniť v záverečnej správe.
13. Čo ak sa nám nepodarí zrealizovať plánovanú aktivitu alebo na mobilitu pôjde viac/menej účastníkov, než bolo plánované?
V prípade akreditovaných projektov KA121 všetky odchýlky od plánovaných aktivít (typ mobility, počet účastníkov a pod.) je potrebné zdôvodniť v záverečnej správe. Dbajte na to, aby sa vám podarilo dosiahnuť ciele vášho Plánu pre Erasmus.
Pri krátkodobých projektoch KA122 je nevyhnutné kontaktovať projektového manažéra v národnej agentúre a takúto zmenu v predstihu nahlásiť a počkať na vyjadrenie. V prípade schválenia zmenu odôvodnite v záverečnej správe projektu.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Malé partnerstvá – KA210
1. V projekte máme partnerov z Nemecka a z Poľska. Môžeme sa s nimi stretnúť na aktivite v Česku, aby sme to mali všetci rovnako ďaleko?
Aktivity sa musia sa uskutočniť v krajinách zapojených organizácií v projekte, v tomto prípade v krajinách Nemecko, Poľsko alebo Slovensko. Z Česka partnera nemáte, takže tam sa aktivita konať nemôže.
2. S partnermi v projekte by sme radi podpísali dohodu o partnerstve. Existuje nejaký vzor?
3. Kde sa nachádzajú logá, ktoré sme povinní používať pri realizácii projektu?
Logá máme k dispozícii na stránke programu Erasmus+: Mám projekt a v dokumente Ako komunikovať o vašom projekte. Viac informácií nájdete tu: Communicating and raising EU visibility (europa.eu). Rovnako dôležité je uvádzať na textových výstupoch projektu aj vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti: „Financované Európskou úniou. Vyjadrené názory a postoje sú len názormi a vyhláseniami autora (-ov) a nemusia nevyhnutne odrážať názory a stanoviská Európskej únie alebo SAAIC. Európska únia ani SAAIC za ne nenesú zodpovednosť.“
4. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Môžete, ale subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné. Zároveň by mali byť finančne efektívne a nesmie pri nich vzniknúť „konflikt záujmov“. Ako príklad uvádzame: tlač, preklady, tvorba webovej stránky a pod.
Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v Dohode o grante a tiež v jej Prílohe 2.
5. Máme podávať správu o pokroku. Čo to vlastne je a prečo je to dôležité?
Správu o pokroku podávajú len tí držitelia projektov KA210, ktorých trvanie je viac ako 18 mesiacov. Termín máte vyznačený v Dohode o grante. Podávate ju cez nástroj Beneficiary Module. Jej cieľom je oboznámiť národnú agentúru s priebehom vášho projektu, tiež o tom, či sa aktivity projektu realizujú podľa plánu, na základe čoho národná agentúra posúdi, či nie je ohrozená kvalita projektu a jeho výstupov.
6. Budeme musieť zverejňovať niektoré informácie o projekte alebo výsledky projektu KA210? Ak áno, kde?
Máte k dispozícii platformu Európskej komisie, na ktorej sú informácie a výsledky projektov realizovaných v rámci programu Erasmus+: Platforma pre výsledky projektov programu Erasmus+. Najneskôr pri podávaní záverečnej správy ste povinní na túto platformu uložiť výsledky vášho projektu.
7. Čo sa stane, ak v projekte KA210 neminieme všetky financie, ktoré nám boli pridelené?
Je potrebné vyčerpať celú sumu jednorazovej platby z projektu. Ak by Vám zvýšili financie, viete ich využiť na disemináciu projektu.
8. Pôvodný partner s nami už nechce na projekte spolupracovať, čo máme robiť? Zvažujeme, že ho vymeníme za iného partnera.
Výmenu partnera musí schváliť národná agentúra, preto sa obráťte sa na vášho projektového manažéra. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera. V žiadosti uveďte dôvod zmeny partnera a údaje nového partnera (názov a adresa organizácie, prípadne OID). Žiadosť musí byť podpísaná vaším štatutárnym zástupcom, poslať ju môžete aj naskenovanú mailom. Ak bude schválená, budete musieť podpísať dodatok k Dohode o grante s uvedenými zmenami.
9. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty).
Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
10. Čo sú podporné dokumenty, ktoré majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých aktivít projektu KA210?
Ako potvrdenie realizácie aktivity v rámci projektu KA210 sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia.
V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
11. Ako máme postupovať, ak by sme počas realizácie projektu chceli upraviť rozpočet priradený k jednotlivým aktivitám projektu?
K žiadostiam o zmenu rozpočtu sa pristupuje individuálne. V prípade, že takúto zmenu zvažujete, kontaktujte svojho projektového manažéra v Národnej agentúre. Národná agentúra následne posúdi, či si plánovaná zmena vyžaduje dodatok k Dohode o grante.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Kooperačné partnerstvá – KA220
1. Chceme zmeniť partnera. Ako máme postupovať?
V súlade s článkom 39 dohody o grante, výmena partnera podlieha schváleniu národnou agentúrou. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera so zdôvodnením, s podpisom štatutára a identifikáciou nového partnera (názov a adresa organizácie, OID) – stačí sken mailom. Následne vás projektový manažér usmerní, ako ďalej postupovať.
V prípade schválenia žiadosti je potrebné podpísať dodatok k dohode o grante, kde budú všetky zmeny popísané.
2. Ako máme urobiť prepočet nákladov v inej mene na eurá?
V rámci projektov KA220 (jednorázové platby) v dohode o grante nie sú zahrnuté ustanovenia týkajúce sa výmenných kurzov. V tejto súvislosti je prijímateľ povinný postupovať v súlade s platnou národnou legislatívou a internými smernicami svojej organizácie.
3. Aké presuny v projektoch KA220 (jednorázové platby) je možné vykonať bez dodatku k dohode o grante?
Rozpočtové zmeny medzi balíkmi vopred konzultujte so svojim projektovým manažérom. V zásade platí, že v rámci balíka je možné medzi aktivitami presúvať finančné prostriedky bez dodatku. Dodatok sa vyžaduje najmä, keď chcete presúvať finančné prostriedky medzi balíkmi alebo sa zásadne mení charakter aktivít v pracovných balíkoch, prípadne sa mení rozloženie grantu v rámci partnerstva.
4. Musíme národnej agentúre vykázať čerpaný rozpočet a odpracované hodiny?
V súlade s národnou legislatívou musí prijímateľ viesť účtovníctvo a uchovávať potrebné podklady/záznamy/výkazy a podporné dokumenty, ktoré potvrdzujú zrealizovanie projektových aktivít a dosiahnutých výsledkov. Všetky podklady musia byť k dispozícii na vyžiadanie národnou agentúrou.
5. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Áno, avšak subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné, musia byť finančne efektívne. Jedná sa o náklady na dodávky a služby, ktoré svojimi vlastnými kapacitami nedokáže prijímateľ realizovať, a preto ich musí objednať u subdodávateľa (subkontrahovať). Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v dohode o grante a tiež v jej prílohe 2.
6. Ako sa bude krátiť celková čiastka grantu v prípade nedostatočnej, čiastočnej alebo oneskorenej realizácie projektu?
Podľa Prílohy č. II k Dohode o grante – Osobitné pravidlá, v článku 6.4. národná agentúra zníži konečnú výšku grantu:
– 10 %, ak záverečná správa získa 55 až 69 bodov,
− 40 %, ak záverečná správa získa 40 až 54 bodov,
− 70 %, ak záverečná správa získa 10 až 39 bodov.
− 100 %, ak záverečná správa získa 0 až 9 bodov.
Ak daný projekt získa celkovo 70 bodov, ale bodové hodnotenie jedného alebo viacerých pracovných balíkov je nižšie ako 70, zníženie grantu sa uplatní len na uvedené pracovné balíky, a to v rovnakom rozsahu, ako sa uvádza vyššie. Ak sa plánovaný pracovný balík nevykoná a včas ho nenahradí iný pracovný balík rovnocenný z hľadiska pridelených finančných prostriedkov a aktivít, národná agentúra zníži grant o sumu vyčlenenú na tento pracovný balík.
7. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu pracovných balíkov/ projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa pracovné balíky/ projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty). Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
8. Aké podporné dokumenty majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých pracovných balíkov/ aktivít projektu?
Ako potvrdenie realizácie pracovných balíkov/aktivít v rámci projektu KA220 (jednorázové platby) sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia. V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
KĽÚČOVÁ AKCIA 1 – VZDELÁVACIA MOBILITA JEDNOTLIVCOV
1. Podarilo sa nám zabezpečiť dopravu/ubytovanie za menšiu sumu než je určené v Sprievodcovi programom. Ako ich môžeme minúť v súlade s pravidlami programu?
V tomto prípade máte dve možnosti; buď ušetrené prostriedky použijete na navýšenie počtu účastníkov danej mobility alebo presuniete na iný typ mobilty. Druhá možnosť je, že peniaze doplatíte účastníkom v plnej výške tak, ako im prináleží. Pri rozhodovaní sa uistite, že všetci účastníci mobilít majú rovnaké podmienky.
2. Čo ak sa nám nepodarí zrealizovať plánovanú aktivitu alebo na mobilitu pôjde viac/menej účastníkov, než bolo plánované?
V prípade akreditovaných projektov KA121; všetky odchýlky od plánovaných aktivít (typ mobility, počet účastníkov a pod.) je potrebné zdôvodniť v záverečnej správe. Rozhodujúcim faktorom je, či sa Vám podarilo dosiahnuť ciele vášho Plánu pre Erasmus. Pri krátkodobých projektoch KA122 je nevyhnutné kontaktovať projektového manažéra v rámci Národnej agentúry a takúto zmenu v predstihu ohlásiť a počkať na vyjadrenie. V prípade schválenia, zmenu odôvodníte v záverečnej správe projektu.
3. Kedy máme nahadzovať mobility do Beneficiary Module?
Mobility vám odporúčame do Beneficiary Module nahadzovať najneskôr po návrate z mobility. Tým zabezpečíte, že účastníci mobility dostanú formulár správy účastníka ešte pokým majú mobilitu čerstvo v pamäti. Mobility môžete nahadzovať aj v predstihu – získate tak prehľad, ktorý vám pomôže pri finančnom plánovaní vášho projektu.
4. Ak máme účastníka s nedostatkom príležitostí, s ktorého účasťou sme pôvodne nerátali, vieme požiadať o dodatočné finančné prostriedky na inklúziu (pre organizáciu/ pre účastníka)?
V prípade akreditovaných projektov KA121 – áno. Reálne náklady, teda podporu inklúzie pre účastníka, je možné prefinancovať i spätne. Po 12 mesiacoch trvania projektu vám Národná agentúra ponúkne možnosť požiadať o preplatenie takýchto nákladov v rámci tzv. priebežnej zmeny dohody. Ak ste mali náklady na podporu inklúzie pre účastníkov, s ktorými ste vopred nerátali, odkladajte si bločky a faktúry z týchto výdavkov – budete ich potrebovať pri ich zdokladovaní.
5. Ak cestujú žiaci spolu na mobilitu, je to skupinová mobilita?
Pojem skupinová mobilita sa neviaže na spôsob cesty, ale na jej obsah. Žiaci môžu spolu cestovať, aj keď idú na individuálnu mobilitu. Skupinová mobilita je spoločné učenie sa s rovesníkmi u partnerského poskytovateľa OVP. Program partnerského vzdelávania (teda vzdelávacie aktivity) navrhuje vysielajúca organizácia v spolupráci s partnerským poskytovateľom OVP. Aktívna účasť učiteľa, školiteľa alebo iného kvalifikovaného pedagogického zamestnanca je povinná počas celej aktivity (sprevádzanie účastníkov a ich vedenie počas vzdelávacieho procesu).
6. Akú prijímajúcu organizáciu máme označiť v Beneficiary Module pri sprevádzajúcej osobe, ak máme podpornú organizáciu a žiaci sú na viacerých pracoviskách, teda sprevádzajúca osoba nie je iba na jednom z nich?
Pri každej osobe, ktorá sa zúčastní na mobilite v zahraničí, musíte v nástroji Beneficiary Module označiť prijímajúcu organizáciu. Pokiaľ bola sprevádzajúca osoba na viacerých pracoviskách OVP, vyberte a označte jednu z nich.
7. Aká je definícia účastníkov mobilít s nedostatkom príležitostí? Aké podporné dokumenty sa vyžadujú?
Účastníci s nedostatkom príležitostí sú podľa Sprievodcu programom osoby, ktoré z ekonomických, sociálnych, kultúrnych, geografických alebo zdravotných príčin, z dôvodu migrantského pôvodu alebo z dôvodov, akými sú zdravotné postihnutie či ťažkosti vo vzdelávaní (ako aj z iných dôvodov vrátane takých, ktoré môžu spôsobovať diskrimináciu podľa článku 21 Charty základných práv Európskej únie), čelia prekážkam, ktoré im bránia v účinnom prístupe k príležitostiam v rámci programu. Viac informácií, nielen o požadovaných podporných dokumentoch pre účastníkov s nedostatkom príležitostí, nájdete v dokumente na našej stránke.
8. V dohode o grante nám bola schválená podpora inklúzie pre organizáciu. Na čo konkrétne môžeme tieto prostriedky minúť? Aké sú podporné dokumenty v prípade tejto položky?
Financie z tejto položky prináležia a ostávajú vašej organizácii. Nevyplácate ich účastníkom s nedostatkom príležitostí, ale slúžia vám na zabezpečenie kvalitnej mobility pre takýchto žiakov. Predpokladá sa, že na zabezpečenie mobility pre účastníka s nedostatkom príležitostí sa vyžaduje viac práce a výdavkov. Podporným dokumentom je potvrdenie o účasti na mobilite a dokument potvrdzujúci, že účastník patrí do jednej z kategórií účastníkov s nedostatkom príležitostí.
9. Aký je rozdiel medzi príspevkom na inklúziu pre organizácie a pre účastníka?
Ako je spomenuté vyššie, príspevok podpora inklúzie pre organizáciu nevyplácate účastníkom s nedostatkom príležitostí, ale ostáva vašej organizácii ako príspevok na úspešnú realizáciu mobilít. Príspevok podpora inklúzie na účastníka je primárne určený na zabezpečenie potrieb účastníkov s nedostatkom príležitostí (a ich sprevádzajúcich osôb), ktoré vzniknú v súvislosti s mobilitou v prípadoch, ktoré grant nedokáže pokryť (príspevok na prepravu, špeciálnu stravu, materiálne zabezpečenie a pod.). Túto položku – na rozdiel od podpory inklúzie pre organizáciu – dokladujete na základe reálnych výdavkov (bločkov a faktúr).
10. Môžeme si zorganizovať súťaž medzi dvoma školami a prefinancovať ju z položky súťaže v zručnostiach v sektore OVP?
Nie. Učiaci sa v OVP sa môžu zúčastniť len na medzinárodných sektorových podujatiach, v ktorých súťažné predvádzanie zručností predstavuje základ propagácie, uznávania a výmeny skúseností, odborných znalostí a technologických inovácií v sektore OVP. Finančná podpora sa poskytuje aj zamestnancom, mentorom alebo odborníkom, ktorí sprevádzajú učiacich sa počas tejto aktivity. Účelom súťaží v zručnostiach je zviditeľniť kvalifikovaných ľudí, priniesť im uznanie a ukázať, aké dôležité sú zručnosti pri dosahovaní hospodárskeho rastu a osobného úspechu. Sú určené na to, aby inšpirovali mladých ľudí k rozvíjaniu vášne pre zručnosti a dosahovaniu excelentnosti prostredníctvom súťaží a propagačných aktivít.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Malé partnerstvá – KA210
1. V projekte máme partnerov z Nemecka a z Poľska. Môžeme sa s nimi stretnúť na aktivite v Česku, aby sme to mali všetci rovnako ďaleko?
Aktivity sa musia sa uskutočniť v krajinách zapojených organizácií v projekte, v tomto prípade v krajinách Nemecko, Poľsko alebo Slovensko. Z Česka partnera nemáte, takže tam sa aktivita konať nemôže.
2. S partnermi v projekte by sme radi podpísali dohodu o partnerstve. Existuje nejaký vzor?
3. Kde sa nachádzajú logá, ktoré sme povinní používať pri realizácii projektu?
Logá máme k dispozícii na stránke programu Erasmus+: Mám projekt a v dokumente Ako komunikovať o vašom projekte. Viac informácií nájdete tu: Communicating and raising EU visibility (europa.eu). Rovnako dôležité je uvádzať na textových výstupoch projektu aj vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti: „Financované Európskou úniou. Vyjadrené názory a postoje sú len názormi a vyhláseniami autora (-ov) a nemusia nevyhnutne odrážať názory a stanoviská Európskej únie alebo SAAIC. Európska únia ani SAAIC za ne nenesú zodpovednosť.“
4. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Môžete, ale subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné. Zároveň by mali byť finančne efektívne a nesmie pri nich vzniknúť „konflikt záujmov“. Ako príklad uvádzame: tlač, preklady, tvorba webovej stránky a pod.
Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v Dohode o grante a tiež v jej Prílohe 2.
5. Máme podávať správu o pokroku. Čo to vlastne je a prečo je to dôležité?
Správu o pokroku podávajú len tí držitelia projektov KA210, ktorých trvanie je viac ako 18 mesiacov. Termín máte vyznačený v Dohode o grante. Podávate ju cez nástroj Beneficiary Module. Jej cieľom je oboznámiť národnú agentúru s priebehom vášho projektu, tiež o tom, či sa aktivity projektu realizujú podľa plánu, na základe čoho národná agentúra posúdi, či nie je ohrozená kvalita projektu a jeho výstupov.
6. Budeme musieť zverejňovať niektoré informácie o projekte alebo výsledky projektu KA210? Ak áno, kde?
Máte k dispozícii platformu Európskej komisie, na ktorej sú informácie a výsledky projektov realizovaných v rámci programu Erasmus+: Platforma pre výsledky projektov programu Erasmus+. Najneskôr pri podávaní záverečnej správy ste povinní na túto platformu uložiť výsledky vášho projektu.
7. Čo sa stane, ak v projekte KA210 neminieme všetky financie, ktoré nám boli pridelené?
Je potrebné vyčerpať celú sumu jednorazovej platby z projektu. Ak by Vám zvýšili financie, viete ich využiť na disemináciu projektu.
8. Pôvodný partner s nami už nechce na projekte spolupracovať, čo máme robiť? Zvažujeme, že ho vymeníme za iného partnera.
Výmenu partnera musí schváliť národná agentúra, preto sa obráťte sa na vášho projektového manažéra. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera. V žiadosti uveďte dôvod zmeny partnera a údaje nového partnera (názov a adresa organizácie, prípadne OID). Žiadosť musí byť podpísaná vaším štatutárnym zástupcom, poslať ju môžete aj naskenovanú mailom. Ak bude schválená, budete musieť podpísať dodatok k Dohode o grante s uvedenými zmenami.
9. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty).
Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
10. Čo sú podporné dokumenty, ktoré majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých aktivít projektu KA210?
Ako potvrdenie realizácie aktivity v rámci projektu KA210 sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia.
V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
11. Ako máme postupovať, ak by sme počas realizácie projektu chceli upraviť rozpočet priradený k jednotlivým aktivitám projektu?
K žiadostiam o zmenu rozpočtu sa pristupuje individuálne. V prípade, že takúto zmenu zvažujete, kontaktujte svojho projektového manažéra v Národnej agentúre. Národná agentúra následne posúdi, či si plánovaná zmena vyžaduje dodatok k Dohode o grante.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Kooperačné partnerstvá – KA220
1. Chceme zmeniť partnera. Ako máme postupovať?
V súlade s článkom 39 dohody o grante, výmena partnera podlieha schváleniu národnou agentúrou. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera so zdôvodnením, s podpisom štatutára a identifikáciou nového partnera (názov a adresa organizácie, OID) – stačí sken mailom. Následne vás projektový manažér usmerní, ako ďalej postupovať.
V prípade schválenia žiadosti je potrebné podpísať dodatok k dohode o grante, kde budú všetky zmeny popísané.
2. Ako máme urobiť prepočet nákladov v inej mene na eurá?
V rámci projektov KA220 (jednorázové platby) v dohode o grante nie sú zahrnuté ustanovenia týkajúce sa výmenných kurzov. V tejto súvislosti je prijímateľ povinný postupovať v súlade s platnou národnou legislatívou a internými smernicami svojej organizácie.
3. Aké presuny v projektoch KA220 (jednorázové platby) je možné vykonať bez dodatku k dohode o grante?
Rozpočtové zmeny medzi balíkmi vopred konzultujte so svojim projektovým manažérom. V zásade platí, že v rámci balíka je možné medzi aktivitami presúvať finančné prostriedky bez dodatku. Dodatok sa vyžaduje najmä, keď chcete presúvať finančné prostriedky medzi balíkmi alebo sa zásadne mení charakter aktivít v pracovných balíkoch, prípadne sa mení rozloženie grantu v rámci partnerstva.
4. Musíme národnej agentúre vykázať čerpaný rozpočet a odpracované hodiny?
V súlade s národnou legislatívou musí prijímateľ viesť účtovníctvo a uchovávať potrebné podklady/záznamy/výkazy a podporné dokumenty, ktoré potvrdzujú zrealizovanie projektových aktivít a dosiahnutých výsledkov. Všetky podklady musia byť k dispozícii na vyžiadanie národnou agentúrou.
5. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Áno, avšak subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné, musia byť finančne efektívne. Jedná sa o náklady na dodávky a služby, ktoré svojimi vlastnými kapacitami nedokáže prijímateľ realizovať, a preto ich musí objednať u subdodávateľa (subkontrahovať). Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v dohode o grante a tiež v jej prílohe 2.
6. Ako sa bude krátiť celková čiastka grantu v prípade nedostatočnej, čiastočnej alebo oneskorenej realizácie projektu?
Podľa Prílohy č. II k Dohode o grante – Osobitné pravidlá, v článku 6.4. národná agentúra zníži konečnú výšku grantu:
– 10 %, ak záverečná správa získa 55 až 69 bodov,
− 40 %, ak záverečná správa získa 40 až 54 bodov,
− 70 %, ak záverečná správa získa 10 až 39 bodov.
− 100 %, ak záverečná správa získa 0 až 9 bodov.
Ak daný projekt získa celkovo 70 bodov, ale bodové hodnotenie jedného alebo viacerých pracovných balíkov je nižšie ako 70, zníženie grantu sa uplatní len na uvedené pracovné balíky, a to v rovnakom rozsahu, ako sa uvádza vyššie. Ak sa plánovaný pracovný balík nevykoná a včas ho nenahradí iný pracovný balík rovnocenný z hľadiska pridelených finančných prostriedkov a aktivít, národná agentúra zníži grant o sumu vyčlenenú na tento pracovný balík.
7. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu pracovných balíkov/ projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa pracovné balíky/ projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty). Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
8. Aké podporné dokumenty majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých pracovných balíkov/ aktivít projektu?
Ako potvrdenie realizácie pracovných balíkov/aktivít v rámci projektu KA220 (jednorázové platby) sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia. V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
KĽÚČOVÁ AKCIA 1 – VZDELÁVACIA MOBILITA JEDNOTLIVCOV
1. V žiadosti sme plánovali sprevádzajúce osoby pre zamestnancov, ktorí vycestujú na pozorovanie pri práci. Ako máme postupovať?
Sprevádzajúce osoby pre účastníkov pozorovania pri práci odporúčame zmeniť na bežných účastníkov.
Hoci pravidlá tieto sprevádzajúce osoby umožňujú, vo veľkej väčšine prípadov nie sú náležite odôvodnené. Z toho dôvodu odporúčame namiesto nich realizovať mobilitu navyše, čím sa podporí aj efektívne využívanie grantu.
2. Sú mobility zamestnancov určené iba pre zamestnancov s pracovnou zmluvou podľa zákonníka práce? Je možnosť, aby sa na nich zúčastnili aj ďalší spolupracovníci organizácie, napr. dobrovoľníci?
Mobility zamestnancov sú určené pre pracovníkov organizácie, vrátane tých, ktorí nie sú zamestnancami organizácie podľa zákonníka práce. Pokiaľ je to bežné pre každodenné fungovanie organizácie, môže vysielať na mobilitu aj osoby, ktoré majú napr. zmluvu o dobrovoľníckej činnosti alebo zmluvu o spolupráci.
Každá mobilita ale musí mať dopad na fungovanie organizácie.
3. Je možné mobilitu zrealizovať vo forme účasti na podujatiach, napr. konferenciách?
Program nepodporuje účasť na pasívnych podujatiach, akými sú napr. konferencie.
Pri každom type mobility je potrebné, aby jej obsah a forma zodpovedali tomu, čo ukladá sprievodca programom. Napr. v prípade kurzov sprievodca stanovuje: „Úplne pasívne aktivity, ako sú počúvanie prednášok či prejavov alebo účasť na hromadných konferenciách, sa nepodporujú. Financovanie konferencií a podujatí s podobným názvom možno zvážiť len v prípade, ak účastníci trávia väčšinu času štruktúrovanou odbornou prípravou, workshopmi, praktickými cvičeniami, výmenou skúseností s kolegami alebo inými formami aktívneho učenia sa.“
V prípade, pokiaľ bude mobilita realizovaná v rozpore s pravidlami programu, národná agentúra pristúpi ku kráteniu všetkých nákladov súvisiacich s danou mobilitou.
4. Je možné vykonať zmeny vo schválených mobilitách, napr. zmeniť miesto mobility alebo prijímajúcu organizáciu? Pokiaľ áno, podlieha táto zmena schváleniu národnou agentúrou?
Zmenu je možné vykonať, pokiaľ je v súlade so schválenými cieľmi projektu alebo akreditácie. Zmeny nepodliehajú schvaľovaniu národnou agentúrou, avšak je potrebné ich náležite popísať a odôvodniť v záverečnej správe.
5. Je možné zmeniť typ schválenej mobility, napr. z mobility učiacich sa na mobilitu zamestnancov? Pokiaľ áno, podlieha táto zmena schváleniu národnou agentúrou?
Zmenu je možné vykonať, pokiaľ je v súlade so schválenými cieľmi projektu alebo akreditácie a obsah a forma mobility bude zodpovedať pravidlám programu. Zmeny nepodliehajú schvaľovaniu národnou agentúrou, avšak je potrebné ich náležite popísať a odôvodniť v záverečnej správe.
Zároveň je potrebné zohľadniť rozdiely v grante pri mobilitách učiacich sa a zamestnancov.
6. Je možné v rámci projektu realizovať kurz zameraný na manažovanie projektov alebo jazykový kurz?
Manažovanie projektov nepatrí do sektoru vzdelávania dospelých, resp. do programu Erasmus+.
Čo sa týka jazykových kurzov, program nepodporuje ani takýto druh mobility. Je ale možné podporiť také mobility, ktoré zvýšia úroveň vyučovania jazykov, napr. vo forme zavedenia nových inovatívnych prístupov.
V každom prípade musia byť realizované mobility v súlade s cieľmi projektu alebo akreditácie.
7. Je možné vyslať na mobilitu účastníka, ktorý nežije na Slovensku alebo ktorý nie je občanom Slovenskej republiky?
Pravidlá nestanovujú, že sa mobility môže zúčastniť iba občan SR alebo osoba s trvalým pobytom na území SR.
Podmienkou je, aby účastník mobility bol vo formálnom vzťahu s vysielajúcou organizáciou a mobilita mala dopad na jej fungovanie. Zároveň je potrebné, aby účastník vycestoval do zahraničia.
8. Je možné presunúť grant medzi jednotlivými typmi mobilít alebo jednotlivými mobilitami?
Financie medzi jednotlivými typmi schválených mobilít je možné presunúť, pokiaľ zmena nebude mať negatívny dopad na kvalitu realizácie projektu a napĺňanie cieľov projektu alebo akreditácie.
Financie je možné presunúť medzi jednotlivými mobilitami, pokiaľ napr. jedna mobilita bola finančne náročnejšia a iná bola menej finančne náročná. Tieto zmeny je potrebné zachytiť vo finančnej dokumentácii, pričom je potrebné zachovať spravodlivý prístup ku všetkým účastníkom mobilít. Mobility bude zároveň nutné vykázať iba prostredníctvom jednotkových príspevkov. Takúto situáciu odporúčame konzultovať s národnou agentúrou.
9. Je možné realizovať program mobility počas víkendov alebo sviatkov?
Pravidlá nestanovujú, že sa program mobility môže uskutočniť iba počas pracovných dní.
10. Je možné realizovať dve mobility bez návratu na Slovensko po skončení tej prvej?
Pravidlá umožňujú realizovať dve mobility bez návratu na Slovensko po skončení prvej mobility, ale v takom prípade je možné si nárokovať cestovné náklady iba na jednu z mobilít, v ideálnom prípade na tú s vyšším vzdialenostným pásmom.
Od výzvy 2025 nie je možné v rámci jednej mobility navštíviť dve krajiny. Naďalej je ale možné realizovať dve oddelené mobility bez návratu na Slovensko.
11. V dohode o grante nám bola schválená podpora inklúzie pre organizáciu. Na čo konkrétne môžeme tieto prostriedky minúť? Aké sú podporné dokumenty v prípade tejto položky?
Financie z tejto položky ostávajú vašej škole, nevyplácate ju účastníkom, slúži na zabezpečenie kvalitnej mobility pre žiakov s nedostatkom príležitostí. Predpokladá sa, že ak budete vysielať takýchto účastníkov, budete mať viac práce so zabezpečením ich mobility v závislosti od druhu nedostatku, ktorý daný účastník má. Podporným dokumentom je potvrdenie o účasti na mobilite a dokument potvrdzujúci, že účastník patrí do jednej z kategórií účastníkov s nedostatkom príležitostí.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Malé partnerstvá – KA210
1. V projekte máme partnerov z Nemecka a z Poľska. Môžeme sa s nimi stretnúť na aktivite v Česku, aby sme to mali všetci rovnako ďaleko?
Aktivity sa musia sa uskutočniť v krajinách zapojených organizácií v projekte, v tomto prípade v krajinách Nemecko, Poľsko alebo Slovensko. Z Česka partnera nemáte, takže tam sa aktivita konať nemôže.
2. S partnermi v projekte by sme radi podpísali dohodu o partnerstve. Existuje nejaký vzor?
3. Kde sa nachádzajú logá, ktoré sme povinní používať pri realizácii projektu?
Logá máme k dispozícii na stránke programu Erasmus+: Mám projekt a v dokumente Ako komunikovať o vašom projekte. Viac informácií nájdete tu: Communicating and raising EU visibility (europa.eu). Rovnako dôležité je uvádzať na textových výstupoch projektu aj vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti: „Financované Európskou úniou. Vyjadrené názory a postoje sú len názormi a vyhláseniami autora (-ov) a nemusia nevyhnutne odrážať názory a stanoviská Európskej únie alebo SAAIC. Európska únia ani SAAIC za ne nenesú zodpovednosť.“
4. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Môžete, ale subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné. Zároveň by mali byť finančne efektívne a nesmie pri nich vzniknúť „konflikt záujmov“. Ako príklad uvádzame: tlač, preklady, tvorba webovej stránky a pod.
Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v Dohode o grante a tiež v jej Prílohe 2.
5. Máme podávať správu o pokroku. Čo to vlastne je a prečo je to dôležité?
Správu o pokroku podávajú len tí držitelia projektov KA210, ktorých trvanie je viac ako 18 mesiacov. Termín máte vyznačený v Dohode o grante. Podávate ju cez nástroj Beneficiary Module. Jej cieľom je oboznámiť národnú agentúru s priebehom vášho projektu, tiež o tom, či sa aktivity projektu realizujú podľa plánu, na základe čoho národná agentúra posúdi, či nie je ohrozená kvalita projektu a jeho výstupov.
6. Budeme musieť zverejňovať niektoré informácie o projekte alebo výsledky projektu KA210? Ak áno, kde?
Máte k dispozícii platformu Európskej komisie, na ktorej sú informácie a výsledky projektov realizovaných v rámci programu Erasmus+: Platforma pre výsledky projektov programu Erasmus+. Najneskôr pri podávaní záverečnej správy ste povinní na túto platformu uložiť výsledky vášho projektu.
7. Čo sa stane, ak v projekte KA210 neminieme všetky financie, ktoré nám boli pridelené?
Je potrebné vyčerpať celú sumu jednorazovej platby z projektu. Ak by Vám zvýšili financie, viete ich využiť na disemináciu projektu.
8. Pôvodný partner s nami už nechce na projekte spolupracovať, čo máme robiť? Zvažujeme, že ho vymeníme za iného partnera.
Výmenu partnera musí schváliť národná agentúra, preto sa obráťte sa na vášho projektového manažéra. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera. V žiadosti uveďte dôvod zmeny partnera a údaje nového partnera (názov a adresa organizácie, prípadne OID). Žiadosť musí byť podpísaná vaším štatutárnym zástupcom, poslať ju môžete aj naskenovanú mailom. Ak bude schválená, budete musieť podpísať dodatok k Dohode o grante s uvedenými zmenami.
9. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty).
Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
10. Čo sú podporné dokumenty, ktoré majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých aktivít projektu KA210?
Ako potvrdenie realizácie aktivity v rámci projektu KA210 sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia.
V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
11. Ako máme postupovať, ak by sme počas realizácie projektu chceli upraviť rozpočet priradený k jednotlivým aktivitám projektu?
K žiadostiam o zmenu rozpočtu sa pristupuje individuálne. V prípade, že takúto zmenu zvažujete, kontaktujte svojho projektového manažéra v Národnej agentúre. Národná agentúra následne posúdi, či si plánovaná zmena vyžaduje dodatok k Dohode o grante.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Kooperačné partnerstvá – KA220
1. Chceme zmeniť partnera. Ako máme postupovať?
V súlade s článkom 39 dohody o grante, výmena partnera podlieha schváleniu národnou agentúrou. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera so zdôvodnením, s podpisom štatutára a identifikáciou nového partnera (názov a adresa organizácie, OID) – stačí sken mailom. Následne vás projektový manažér usmerní, ako ďalej postupovať.
V prípade schválenia žiadosti je potrebné podpísať dodatok k dohode o grante, kde budú všetky zmeny popísané.
2. Ako máme urobiť prepočet nákladov v inej mene na eurá?
V rámci projektov KA220 (jednorázové platby) v dohode o grante nie sú zahrnuté ustanovenia týkajúce sa výmenných kurzov. V tejto súvislosti je prijímateľ povinný postupovať v súlade s platnou národnou legislatívou a internými smernicami svojej organizácie.
3. Aké presuny v projektoch KA220 (jednorázové platby) je možné vykonať bez dodatku k dohode o grante?
Rozpočtové zmeny medzi balíkmi vopred konzultujte so svojim projektovým manažérom. V zásade platí, že v rámci balíka je možné medzi aktivitami presúvať finančné prostriedky bez dodatku. Dodatok sa vyžaduje najmä, keď chcete presúvať finančné prostriedky medzi balíkmi alebo sa zásadne mení charakter aktivít v pracovných balíkoch, prípadne sa mení rozloženie grantu v rámci partnerstva.
4. Musíme národnej agentúre vykázať čerpaný rozpočet a odpracované hodiny?
V súlade s národnou legislatívou musí prijímateľ viesť účtovníctvo a uchovávať potrebné podklady/záznamy/výkazy a podporné dokumenty, ktoré potvrdzujú zrealizovanie projektových aktivít a dosiahnutých výsledkov. Všetky podklady musia byť k dispozícii na vyžiadanie národnou agentúrou.
5. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Áno, avšak subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné, musia byť finančne efektívne. Jedná sa o náklady na dodávky a služby, ktoré svojimi vlastnými kapacitami nedokáže prijímateľ realizovať, a preto ich musí objednať u subdodávateľa (subkontrahovať). Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v dohode o grante a tiež v jej prílohe 2.
6. Ako sa bude krátiť celková čiastka grantu v prípade nedostatočnej, čiastočnej alebo oneskorenej realizácie projektu?
Podľa Prílohy č. II k Dohode o grante – Osobitné pravidlá, v článku 6.4. národná agentúra zníži konečnú výšku grantu:
– 10 %, ak záverečná správa získa 55 až 69 bodov,
− 40 %, ak záverečná správa získa 40 až 54 bodov,
− 70 %, ak záverečná správa získa 10 až 39 bodov.
− 100 %, ak záverečná správa získa 0 až 9 bodov.
Ak daný projekt získa celkovo 70 bodov, ale bodové hodnotenie jedného alebo viacerých pracovných balíkov je nižšie ako 70, zníženie grantu sa uplatní len na uvedené pracovné balíky, a to v rovnakom rozsahu, ako sa uvádza vyššie. Ak sa plánovaný pracovný balík nevykoná a včas ho nenahradí iný pracovný balík rovnocenný z hľadiska pridelených finančných prostriedkov a aktivít, národná agentúra zníži grant o sumu vyčlenenú na tento pracovný balík.
7. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu pracovných balíkov/ projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa pracovné balíky/ projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty). Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
8. Aké podporné dokumenty majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých pracovných balíkov/ aktivít projektu?
Ako potvrdenie realizácie pracovných balíkov/aktivít v rámci projektu KA220 (jednorázové platby) sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia. V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
KĽÚČOVÁ AKCIA 1 – VZDELÁVACIA MOBILITA JEDNOTLIVCOV
ZELENÉ CESTOVANIE
1. Aká je presná definícia zeleného cestovania?
Vlak, autobus, auto zdieľané viacerými cestujúcimi, bicykel a iné (zoznam nie je úplný; v zásade platí, aby to nebolo lietadlo a jazda jedného človeka na aute/motorke).
2. Zeleným cestovaním sa rozumie cesta tam aj späť?
Väčšia časť spiatočnej cesty musí byť uskutočnená zelenou dopravou.
3. Musí študent už pri podpise dohody o grante predložiť spiatočný cestovný lístok a presne povedať, kedy sa bude vracať naspäť, aby sme vedeli, ako mu vystaviť dohodu?
Nemusí to vedieť už pri podpise dohody, vyúčtovanie prebehne po mobilite ako doposiaľ. Podrobnosti sú v kompetencii vysokej školy, musí ostať zachovaná rovnosť v rovnakých prípadoch.
4. Akú podporu môže získať študent, ak cestuje ekologickejším dopravným prostriedkom?
Mobility financované z 2023 sú v prípade zeleného cestovania obohatené o príspevok 50 €, prípadne aj o dni individuálnej podpory počas dní cestovania, maximálne na 6 dní. Istej skupine študentov (pozri príloha 3 dohody o grante) mohol byť namiesto príplatku 50 € vyplácaný cestovný grant na zelené cestovanie, ktorý bol vyšší ako pri použití lietadla či osobného auta.
Od výzvy 2024 sa príspevok 50 € zrušil. Všetci študenti, ktorých mobility sú financované od výzvy 2024, majú nárok na cestovný grant a v prípade použitia ekologickejšej dopravy na vyššiu sadzbu „zelené cestovné“.
5. Ak študent pôjde vlakom, dostane automaticky individuálnu podporu na cestovanie napríklad na 2 dni?
Dni na cestu sa prideľujú individuálne podľa potreby. Napr. z Bratislavy do Brna dni navyše nemusia byť potrebné, zo Žiliny do Osla áno.
6. Aké doklady máme právo pýtať od študenta k zelenému cestovaniu?
Vysoká škola by si mala stanoviť a zverejniť pravidlá, na základe ktorých bude schvaľovať navýšenie na zelené cestovné. Odporúčame, aby pravidlá boli čo najjednoduchšie. Je nutné zachovať rovnosť v rovnakých prípadoch. Voči národnej agentúre je potrebné mať čestné vyhlásenie podpísané účastníkom a vysokou školou.
7. Vzniká nárok na zelené cestovné aj pri takých mobilitách, na ktoré sa ani doposiaľ necestovalo lietadlom (napr. do susedných krajín)?
Áno.
8. Ak bude mať študent 2 dni na cestu tam, myslí sa tým plných 48 hodín cesty, alebo ak cestuje večer a príde ráno s prestupom, berie sa to ako 2 dni cesty?
Môže sa to brať ako dva dni cesty, nemusí ísť o plných 48 hodín.
9. Zelené cestovanie zahŕňa aj spoločné cestovanie autom - nárok na zvýhodnený cestovný grant má teda len šofér? Spolujazdec má nárok na nejaký cestovný grant?
Ak ide o mobilitu zamestnanca, nárok na zelenú sadzbu má ten účastník, ktorý podľa interných pravidiel VŠ získava cestovný grant. Ak to zvykne byť iba šofér, ktorý je tiež účastník mobility potom iba šofér dostane zelené cestovné. Ak dostáva cestovný grant každý účastník, dostáva každý aj zelené cestovné.
Ak ide o študentov, ktorí nedostávajú cestovný grant (výzva 2023), 50 € navýšenie (a prípadne dni na cestu) dostávajú všetci účastníci mobilít, ktorí spolu idú v aute.
Ak ide o študentské mobility s nárokom na cestovný grant, platia v prípade zdieľaného auta u všetkých účastníkov zelené sadzby.
10. Ako postupovať pri kombinovanej doprave? Môžeme v takom prípade uznať zelené cestovné (príklad: z Prešova sa ide autom do Kysaku a odtiaľ vlakom do Prahy)?
Väčšia časť cesty musí prebehnúť zelenou dopravou, čo je v tomto prípade splnené.
11. Ak účastník odovzdá cestovné lístky, ktoré potvrdzujú zelené cestovanie, je potrebné žiadať aj čestné vyhlásenie?
Čestné vyhlásenie podpisuje účastník a vysoká škola – je to hlavný podporný dokument k tomuto nákladu smerom k národnej agentúre.
12. Pre výzvu 2023: Môžeme príspevok 50 € vyplatiť aj po mobilite, keď študent doloží lístky preukazujúce zelené cestovanie?
Odporúčame so zeleným cestovaním počítať vopred a v prípade, že napokon študent nebude vedieť preukázať, že cestoval ekologicky, 50 € odpočítať z poslednej splátky.
13. Pre výzvu 2023: Môžeme doktorandovi na krátkodobú mobilitu vyplatiť aj grant na cestu navyše za deň/dva pred resp. po fyzickej mobilite, ak mu cesta zaberie viac času (napr. 8 hodín a viac), avšak nebude cestovať „na zeleno" (teda využije napr. lietadlo alebo pôjde sám v aute)?
Áno. Pri mobilitách zamestnancov a všetkých krátkodobých mobilitách študentov (vrátane krátkodobej mobility doktorandov) je možné prideliť na cestu jeden deň pred mobilitou a jeden deň po mobilite. V prípade zeleného cestovania môže ísť až o maximálne 6 dní. Pri dlhodobých mobilitách študentov je možné dni navyše (max. 4) prideliť len v prípade zeleného cestovania.
14. Pre výzvu 2023: Majú doktorandi pri krátkodobej mobilite nárok na cestovné?
Vysoká škola sa môže rozhodnúť prideliť na takýto typ mobility grant na cestovné náklady podľa vzdialenostného pásma, avšak iba pri mobilitách do partnerských krajín (KA131 International).
INKLÚZIA
1. Aký typ podpory poskytuje program Erasmus+ pre účastníkov, ktorí čelia prekážkam, ktoré im môžu znemožniť mobilitu?
Takýchto účastníkov definuje program Erasmus+ ako účastníkov s nedostatkom príležitostí a poskytuje im dve možnosti podpory – dodatočný grant (top-up) a podporu inklúzie pre účastníkov. Viac o podpore nájdete v metodickom prístupe k skupinám s nedostatkom príležitostí.
2. Ak študent čelí viacerým prekážkam, môže dostať viacero dodatočných grantov (top-up)?
Nie, študent má nárok len na jeden top-up. Ak čelí viacerým prekážkam a grant spolu s top-upom by mu neumožňoval zrealizovať mobilitu, môže mu v odôvodnenom prípade vysoká škola prideliť podporu inklúzie pre účastníkov. V prípade udelenej podpory inklúzie je nevyhnutné top-up i podporu inklúzie vyúčtovať na základe reálnych nákladov predložením blokov, faktúr, atď.
3. Majú nárok na top-up aj zamestnanci?
Zamestnancom sa neprideľuje top-up, v odôvodnených prípadoch sa im môže ale prideliť podpora inklúzie pre účastníkov (reálne náklady).
4. Ako študent preukáže, že čelí zdravotným problémom?
Ideálne je potvrdenie od lekára, že študent má chronickú chorobu, ktorá môže sťažovať mobilitu. Vysoká škola môže akceptovať aj lekársku správu alebo správu z poradenského centra. Ak má študent štatút študenta so špecifickými potrebami je automaticky oprávnený dostávať počas mobility podporu – dodatočný grant (top-up).
5. Musí študent zažiadať o dodatočný grant vysokú školu, alebo národnú agentúru? Akou formou?
O navýšenie žiada účastník vždy svoju VŠ. Vysokým školám odporúčame, aby si zaviedli interný postup, ako postupovať pri identifikácii týchto skupín a aby už pri prihláškach na mobilitu začali s identifikáciou účastníkov, ktorým navýšenie prináleží.
6. Môže dostať dodatočný grant aj študent s nulovým grantom?
Navýšenie je viazané na obdobie mobility financovanej Erasmus+ grantom. Z toho vyplýva, že účastník s nulovým grantom naň nemá nárok. V prípade, ak by mal účastník financovanú len časť mobility a zvyšok by bol s nulovým grantom, môže dostať navýšenie iba za obdobie financované Erasmus+ grantom.
Upozornenie: Účastník s nedostatkom príležitosti by nemal byť vedený ako účastník s nulovým grantom.
7. Ako postupovať v prípade, že študentovi nepostačuje dodatočný grant na prekonanie bariér?
V takom prípade je možné okrem dodatočného grantu prideliť aj tzv. podporu inklúzie pre účastníka na základe reálnych nákladov. Čo znamená, že študent/študentka musí následne zdokladovať celý dodatočný grant spolu s podporou na inklúziu. V prípade, ak účastník poberá len dodatočný grant, tento grant po návrate nevyúčtováva.
8. Môžeme prideliť študentovi podporu inklúzie pre účastníka až po mobilite, keď zistíme, v akej výške mal náklady?
Dohoda o grante pre program Erasmus+ Vás zaväzuje poskytnúť finančnú podporu pre účastníkov s nedostatkom príležitosti vopred. V odôvodnených prípadoch je to možné aj počas, alebo po mobilite, konzultujte túto situáciu s národnou agentúrou.
9. Je možné, aby sme počas realizácie projektu zažiadali národnú agentúru o podporu na inklúziu účastníka?
Na základe dohody o grante pre program Erasmus+ môže vysoká škola presúvať voľné finančné prostriedky z hociktorej rozpočtovej položky do položky Podpora inklúzie a tak podporiť účastníkov s nedostatkom príležitosti. Ak vysoká škola nemá voľné finančné prostriedky, môže požiadať národnú agentúru o navýšenie prostredníctvom priebežnej, alebo ad-hoc správy.
10. Ak podporu na inklúziu účastníka prideľuje účastníkovi vysoká škola, je prihláška účastníka vôbec potrebná? Ak áno, potrebuje ju vysoká škola poslať na schválenie do národnej agentúry?
Pri prideľovaní podpory na inklúziu účastníka postupujete ako národná agentúra a prihláška je potrebná. Prihlášku v tomto prípade neposielate k nám do národnej agentúry, musíte ju však mať v zložke študenta a v prípade kontroly predložiť. Vzor prihlášky upravený pre účastníkov so zrakovým znevýhodnením je uvedený na podstránke venovanej inklúzii.
11. Ako máme využiť prostriedky na podporu na inklúziu pre organizáciu?
Táto podpora je určená pre inštitúciu na pokrytie nákladov súvisiacich s organizáciou mobilít účastníkov s nedostatkom príležitostí. Prostriedky je teda možno využiť na skvalitnenie ich podpory pred, počas a po mobilite, na tvorbu stratégie inklúzie a iné aktivity súvisiace s inklúziou.
12. V Beneficiary Module, keď je osoba označená ako účastník s podporou inklúzie, systém automaticky navýši podporu inklúzie pre organizáciu o 100 €. Umožňujú pravidlá takýto presun bez dodatku?
Áno, ak v projekte zostáva nevyčerpaná suma v niektorej z položiek, je možné takýto presun urobiť. Ak nezostáva žiadna voľná suma, je potrebné o tom informovať národnú agentúru, ktorá môže navýšiť grant na základe dodatku.
13. Ako to bude v prípade prichádzajúcich študentov v rámci KA171? Budú mať aj oni nárok na dodatočný grant a/alebo podporu inklúzie pre účastníkov?
Áno, aj prichádzajúci účastníci z tretích krajín nepridružených k programu majú nárok na oba typy podpory.
INKLÚZIA PRE UKRAJINSKÝCH ŠTUDENTOV ZASIAHNUTÝCH VOJNOVÝM KONFLIKTOM
14. Na čo majú nárok prichádzajúci študenti z Ukrajiny?
Ak sa jedná o prichádzajúcich študentov z Ukrajiny ovplyvnených vojnovým konfliktom na Ukrajine, títo účastníci môžu byť financovaný z prostriedkov KA131 a majú nárok na príspevok na individuálnu podporu, cestu a top-up z dôvodu toho, že patria do skupiny s nedostatkom príležitostí. Ak chce VŠ takýchto študentov podporiť, musí zažiadať národnú agentúru o dodatok, na základe ktorého je umožnené prijímať ukrajinských študentov v rámci grantu KA131.
15. Je pre prichádzajúcich účastníkov z Ukrajiny v rámci KA131 povinné priznať aj cestovnú podporu? A čo v prípade, že študent už žije na Slovensku?
Prichádzajúci študenti z Ukrajiny v rámci mobility KA131 HE sú klasifikovaní ako účastníci s nedostatkom príležitosťami, a preto je povinné, aby dostali rozpočtovú kategóriu podpory na cestovanie.
Ak sa študent z Ukrajiny už nachádza v hostiteľskej krajine ako utečenec, študent stále musí dostať cestovnú podporu na cestu do mesta hostiteľskej VŠ na základe reálneho vzdialenostného pásma.
Ak študent z Ukrajiny už žije v meste hostiteľa VŠ, nevyžaduje sa cestovná podpora. V BM je potrebné vybrať vzdialenostné pásmo (0-99 km) a príslušný hlavný dopravný prostriedok tak, aby sa objavilo políčko „Podpora na cestu – grant sa nevyžaduje“. Po jeho zaškrtnutí sa políčko cestovnej podpory nastaví na 0 eur.
16. Je možné neprideliť top-up prichádzajúcim ukrajinských študentov v prípade KA131, ak majú dodatočnú finančnú podporu z iných zdrojov?
Vo výnimočných prípadoch, ak študent poberá inú dodatočnú podporu, je možné top-up neprideliť, ale aj v takomto prípade musí byť účastník uvedený ako účastník s nedostatkom príležitostí. Situácia a dôvod nepridelenia top-up je potrebné uviesť v poznámke.
17. Ako zaznačiť mobilitu prichádzajúcich ukrajinských študentov v BM?
Postup je rovnaký ako pri odchádzajúcich študentov, akurát sa označia políčka „Incoming international participant (under special condition) „a „Mobility activity between Programme and Partner countries“, „Participant with fewer opportunities“. Takáto mobilita nespadá do limitu 20% pre medzinárodné mobility v rámci KA131, ten sa týka len odchádzajúcich mobilít.
ZMIEŠANÉ INTENZÍVNE PROGRAMY (BIP – Blended Intensive Programme)
1. Pre koho je BIP určený?
BIP sa môže organizovať pre študentov i zamestnancov VŠ. V prípade študentov patrí do aktivity Erasmus+ štúdium, v prípade zamestnancov do aktivity Erasmus+ školenie.
2. Môže sa BIPu zúčastniť aj absolvent?
Táto aktivita nie je určená pre čerstvých absolventov. Čerství absolventi sa môžu zúčastniť len stáží. Mobilita BIP je študentskou mobilitou na účely štúdia, aj keď tiež môže obsahovať prvky stáže.
3. Maximálny počet účastníkov musí byť 20 alebo je oprávnená táto aktivita aj vtedy, keď bude účastníkov viac?
Maximálny počet účastníkov v prípade BIP nie je daný, stanovený je len maximálny počet účastníkov, od ktorého sa odvíja Organizačná podpora pre BIP a to je 20 (20 x 400 € = 8000 €). Účastníkov teda môže byť aj napr. 60, ale maximálny príspevok pre organizáciu BIP bude aj v tomto prípade len 8 000 €.
4. Dostáva organizátor podporu na organizáciu BIP (400 €/účastník) na počet študentov, alebo aj na vyučujúcich? Na čo slúži táto podpora?
Organizačná podpora na BIP sa odvodzuje len od počtu učiacich sa.
Organizačná podpora sa neudeľuje na:
- lokálnych učiacich sa,
- účastníkov z tretích krajín nepridružených k programu,
- vyučujúcich.
Organizačná podpora na BIP slúži na uhradenie vecí súvisiacich s prípravou a realizáciou BIP. Napr. prenájom miestnosti, catering, exkurzie, spoločenský program, atď. Cestovné a pobytové náklady účastníkom hradí v podobe grantu pre krátkodobú mobilitu ich vysielajúca inštitúcia, nehradia sa prijímajúcou inštitúciou z položky Organizačná podpora pre BIP.
5. Je možnosť financovania aj študentov z vysokej školy, ktorá BIP organizuje? Ak áno, z ktorej rozpočtovej kapitoly je to možné?
Keďže títo účastníci nie sú na mobilite v inej krajine, nemajú nárok na grant. Domáca inštitúcia ich môže podporiť z organizačnej podpory na BIP tým, že zabezpečí občerstvenie a iné záležitosti týkajúce sa realizácie BIP.
6. Pozvaných zamestnancov z podnikov financuje prijímajúca inštitúcia? Môže ísť aj o pozvaných učiteľov z VŠ?
Pozvaných zamestnancov z podnikov financuje prijímajúca inštitúcia z prostriedkov KA131 na zamestnancov. Pozvaných učiteľov zo zahraničia financuje ich vysielajúca VŠ.
7. Aký je minimálny počet odpracovaných hodín počas fyzickej časti BIP?
Pracovné zaťaženie učiacich sa by malo predstavovať plný úväzok prijímajúcej krajiny.
8. Ako a kedy je potrebné pripraviť dohody o štúdiu? Majú dohody o štúdiu zahŕňať aj informácie/obdobie virtuálnej časti? Majú byť dohody o štúdiu pripravené ešte pred virtuálnou časťou, keď je táto časť naplánovaná ako prvá?
Dohoda o štúdiu vo forme Online Learning Agreement (OLA) by mala byť pripravená a podpísaná pred mobilitou bez ohľadu na to, či je prvou virtuálna alebo fyzická časť mobility. OLA musí zahŕňať aj virtuálny prvok BIPu.
9. Ako a kedy je potrebné pripraviť finančné zmluvy s účastníkmi? Majú zmluvy zahŕňať aj informácie/obdobie virtuálnej časti? Majú byť pripravené ešte pred virtuálnou časťou, keď je táto časť naplánovaná ako prvá?
Dohoda o grante na štúdium obsahuje výšku finančného grantu, ktorý dostane účastník na fyzickú časť mobility. Môže, ale nemusí obsahovať informácie o virtuálnom prvku, keďže tento je dohodnutý v OLA. Dohoda by mala byť v ideálnom prípade podpísaná pred mobilitou bez ohľadu na to, či začína virtuálnou alebo fyzickou časťou, najneskôr musí byť ale podpísaná pred fyzickou časťou BIPu.
10. Je možné použiť prostriedky na financovanie študentov na BIP, ktorý bol schválený v inej výzve ako sú financovaní vysielajúci účastníci?
Áno, je to možné.
11. Môžu sa BIPu zúčastniť aj účastníci z krajín nepridružených k programu ak ich financovanie pochádza z projektu KA171?
Môžu, ale nepočítajú sa do počtu účastníkov, od ktorých sa odvíja organizačná podpora pre BIP.
MEDZINÁRODNÁ MOBILITA
1. Je už možné vysielať študentov a zamestnancov na mobility do partnerských krajín v rámci KA131?
Áno, každá vysoká škola, ktorá má schválený projekt KA131 je oprávnená použiť maximálne 20 % prideleného rozpočtu na odchádzajúcu medzinárodnú mobilitu.
2. Akú IIA je potrebné podpísať s partnerskými krajinami? Na ako dlho?
Vzor je zverejnený tu a IIA je možné uzatvoriť s partnermi na celé obdobie trvania programového obdobia Erasmus+ 2021 – 2027. Rovnaký vzor IIA sa môže použiť aj na mobility cez projekt KA171. Momentálne nie je možné uzatvárať zmluvy digitálne cez sieť Erasmus Without Paper, je preto potrebné vymieňať si s partnermi papierové verzie zmlúv, pokiaľ funkcionalita nebude v EWP dostupná.
3. Je rozdiel či vyšleme účastníka z grantu KA131 alebo KA171?
Výška grantov sa pre účastníkov nelíši, cez KA131 je možné vyslať účastníkov do všetkých krajín, pri študentoch bez obmedzenia cyklu štúdia. Jediné obmedzenie je percento rozpočtu KA131, ktoré je možné na takého mobility použiť (max. 20 %). Pri KA171 je možné vyslať účastníkov len do schválených krajín v projekte, pri odchádzajúcich študentských mobilitách si tiež treba overiť či existuje obmedzenie vyslania študentov prvého a druhého stupňa štúdia.
4. Koľko financií môžeme využiť na medzinárodnú mobilitu cez KA131?
20 % posledného prideleného rozpočtu. V prípade, že sa Vám bude grant navyšovať alebo znižovať počas trvania projektu, zmení sa aj výška rozpočtu, ktorú je možné na K131 International použiť.
5. Akú dohodu o štúdiu podpisujeme so študentmi cez KA131/171?
S účastníkmi mobilít cez KA131 International aj KA171 sa podpisuje papierová verzia dohody o štúdiu, ktorej vzor je dostupný tu.
6. Je možné udeliť účastníkom medzinárodnej mobility KA131 aj dni s nulovým grantom?
Áno, v prípade, že financované obdobie bude dodržovať minimálne dĺžky daného typu mobility. Účastníkom s nedostatkom príležitostí nie je možné prideliť dni s nulovým grantom.
KĽÚČOVÁ AKCIA 2 – SPOLUPRÁCA MEDZI ORGANIZÁCIAMI A INŠTITÚCIAMI
Kooperačné partnerstvá – KA220
1. Chceme zmeniť partnera. Ako máme postupovať?
V súlade s článkom 39 dohody o grante, výmena partnera podlieha schváleniu národnou agentúrou. Prvým krokom je zaslanie oficiálnej žiadosti o zmenu partnera so zdôvodnením, s podpisom štatutára a identifikáciou nového partnera (názov a adresa organizácie, OID) – stačí sken mailom. Následne vás projektový manažér usmerní, ako ďalej postupovať.
V prípade schválenia žiadosti je potrebné podpísať dodatok k dohode o grante, kde budú všetky zmeny popísané.
2. Ako máme urobiť prepočet nákladov v inej mene na eurá?
V rámci projektov KA220 (jednorázové platby) v dohode o grante nie sú zahrnuté ustanovenia týkajúce sa výmenných kurzov. V tejto súvislosti je prijímateľ povinný postupovať v súlade s platnou národnou legislatívou a internými smernicami svojej organizácie.
3. Aké presuny v projektoch KA220 (jednorázové platby) je možné vykonať bez dodatku k dohode o grante?
Rozpočtové zmeny medzi balíkmi vopred konzultujte so svojim projektovým manažérom. V zásade platí, že v rámci balíka je možné medzi aktivitami presúvať finančné prostriedky bez dodatku. Dodatok sa vyžaduje najmä, keď chcete presúvať finančné prostriedky medzi balíkmi alebo sa zásadne mení charakter aktivít v pracovných balíkoch, prípadne sa mení rozloženie grantu v rámci partnerstva.
4. Musíme národnej agentúre vykázať čerpaný rozpočet a odpracované hodiny?
V súlade s národnou legislatívou musí prijímateľ viesť účtovníctvo a uchovávať potrebné podklady/záznamy/výkazy a podporné dokumenty, ktoré potvrdzujú zrealizovanie projektových aktivít a dosiahnutých výsledkov. Všetky podklady musia byť k dispozícii na vyžiadanie národnou agentúrou.
5. V projekte by sme chceli využiť subdodávky. Môžeme to urobiť?
Áno, avšak subdodávky sa nesmú vzťahovať na kľúčové úlohy, musia byť odôvodnené a pre úspešnú realizáciu projektu nevyhnutné, musia byť finančne efektívne. Jedná sa o náklady na dodávky a služby, ktoré svojimi vlastnými kapacitami nedokáže prijímateľ realizovať, a preto ich musí objednať u subdodávateľa (subkontrahovať). Viac o subdodávkach sa môžete dočítať v dohode o grante a tiež v jej prílohe 2.
6. Ako sa bude krátiť celková čiastka grantu v prípade nedostatočnej, čiastočnej alebo oneskorenej realizácie projektu?
Podľa Prílohy č. II k Dohode o grante – Osobitné pravidlá, v článku 6.4. národná agentúra zníži konečnú výšku grantu:
– 10 %, ak záverečná správa získa 55 až 69 bodov,
− 40 %, ak záverečná správa získa 40 až 54 bodov,
− 70 %, ak záverečná správa získa 10 až 39 bodov.
− 100 %, ak záverečná správa získa 0 až 9 bodov.
Ak daný projekt získa celkovo 70 bodov, ale bodové hodnotenie jedného alebo viacerých pracovných balíkov je nižšie ako 70, zníženie grantu sa uplatní len na uvedené pracovné balíky, a to v rovnakom rozsahu, ako sa uvádza vyššie. Ak sa plánovaný pracovný balík nevykoná a včas ho nenahradí iný pracovný balík rovnocenný z hľadiska pridelených finančných prostriedkov a aktivít, národná agentúra zníži grant o sumu vyčlenenú na tento pracovný balík.
7. Akým spôsobom budeme v záverečnej správe dokladovať výdavky súvisiace s realizáciou projektu?
V rámci modelu jednorazových platieb sa kladie dôraz na realizáciu pracovných balíkov/ projektových aktivít, na kvalitu výsledkov a na dosiahnutie cieľov projektu, a nie na dokladovanie konkrétnych výdavkov. Na preukázanie toho, že sa pracovné balíky/ projektové aktivity uskutočnili podľa plánu, slúži relevantná projektová dokumentácia (podporné dokumenty). Mimo ustanovení v dohode o grante však platí povinnosť vedenia záznamov a povinnosť dodržiavať právne záväzky (napr. vnútroštátne právne predpisy alebo interné postupy). Každý z partnerov si u seba do projektového spisu odkladá účtovné doklady k oprávneným nákladom na projekt podľa platnej legislatívy v danej krajine a na ich úplnosť dohliada koordinátor partnerstva. Aj keď nie je potrebné predkladať rozpis výdavkov Národnej agentúre, musíte byť pripravení poskytnúť dôkazy o splnení aktivít pri prípadných auditoch alebo pri kontrolách zo strany štátnych inštitúcií.
8. Aké podporné dokumenty majú slúžiť na preukázanie uskutočnenia jednotlivých pracovných balíkov/ aktivít projektu?
Ako potvrdenie realizácie pracovných balíkov/aktivít v rámci projektu KA220 (jednorázové platby) sa okrem plánovaných konkrétnych projektových výstupov (publikácie, metodiky, webová stránka a pod.) používajú podporné dokumenty dokazujúce uskutočnenie stretnutí a podujatí. Na tento účel slúži napr.: pozvánka, program, propagačné materiály, potvrdenia o účasti, prezenčná listina, študijné materiály, prezentácie, zápisnica zo stretnutia, foto- alebo videodokumentácia. V prípade, že bude projekt vybraný na hĺbkovú kontrolu, kontrolu na mieste alebo audit zo strany Národnej agentúry, koordinátor musí v rámci kontroly predložiť dokumenty za celé partnerstvo.
Dávame vám do pozornosti Príručku k modelu jednorazových platieb pre projekty KA2 podľa rokov výzvy 2022, 2023, 2024 alebo 2025.
